Dokumentenmanagement mit Wiki

Wie kann die Kommunikation unter den Mitarbeitern an verschiedenen Standorten verbessert, an Inhalten gemeinsam gearbeitet und ein zentrales QM-System genutzt werden? Eine zentrale Plattform für die Qualitätsmanagement-Dokumentation und die Vernetzung aller Mitarbeiter eröffnet neue Perspektiven auf die aktive Gestaltung gemeinsamer Unternehmensthemen.

Problem

Ein zertifiziertes und akkreditiertes Unternehmen im Gesundheitsbereich bemüht sich sehr, sein QM-System auf dem neuesten Stand zu halten – angesichts des immer undurchdringlicher werdenden Dschungels ständig neuer Gesetze und Regularien eine große und zeitaufwändige Herausforderung. Das bisher papiergeführte System wird immer unüberschaubarer; es ist von einem Vollzeit-Mitarbeiter nicht mehr zu bewältigen. Die Mitarbeiter sind zunehmend genervt, weil sie wichtige Dokumente nicht mehr finden. Die Situation verschärft sich noch, als weitere Standorte geplant werden, die an das bestehende QM-System angebunden werden sollen. Wie lässt sich das gesamte System auf so gute und sichere Füße stellen, dass allen bei der täglichen Arbeit mit einem effizienten QM-System geholfen ist? Wie lässt sich der Verwaltungsaufwand verringern, um Zeit für wichtigere QM-Aufgaben zu gewinnen? Gibt es ein geeignetes System, das die Aufgabe unterstützt?

Ein gemeinsam zu nutzendes System sollte offen und flexibel auf zukünftige Herausforderungen reagieren und den Unternehmensbedürfnissen möglichst optimal gerecht werden und es sollte alle Standorte miteinander vernetzen. Weitere Wünsche und Bedürfnisse an das System waren:

die Kommunikation unter den Mitarbeitern, zwischen den Unternehmen und Standorten fördern

den Austausch von Informationen und Wissen ermöglichen und Wissensverlust durch ausscheidende Mitarbeiter verhindern

Synergieeffekte unter den verbundenen Unternehmen nutzen

effizienteres Arbeiten ermöglichen

weitere Managementaufgaben unterstützen, wie Innovations- und Risikomanagement, Arbeitsschutz und Hygiene

Lösung

In einem Unternehmens-Wiki können sehr einfach Dokumente und aktuelle Informationen eingestellt werden und Mitarbeiter gemeinsam an Inhalten arbeiten.

Gängige Softwarelösungen könnten einige Anforderungen sehr gut erfüllen, sind aber zu unflexibel, um simultan allen Anforderungen gerecht zu werden. Die Wahl fiel deshalb auf ein Unternehmens-Wiki. Ein Wiki ist ein Hypertext-System, in dem Inhalte, Seiten und Informationen verlinkt werden können; es ist deshalb ein sehr gutes Instrument, Mitarbeiter in einem Unternehmen miteinander zu vernetzen, um gemeinsam an Inhalten zu arbeiten oder auf Informationen zuzugreifen.

Vorteile eines Unternehmens-Wiki

einfache Bedienbarkeit und dadurch für alle Nutzer schnell zu erlernen

die Mitarbeiter können sich aktiv an der Gestaltung beteiligen, eigene Inhalte beitragen und gemeinsam Inhalte entwerfen und weiterentwickeln

schnelle, flexible und individuelle Anpassung an die Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens

Versionsverwaltung, Aktualisierungshistorie und komfortable Suchfunktionen

ein ausgeklügeltes Rechtesystem ermöglicht persönliche, gruppenspezifische, unternehmensinterne und für alle nutzbare Bereiche

bei der Installation auf einem externen Server ganz auf das Wiki zeit- und ortsunabhängig zugegriffen werden

Implementation des QM-Systems

eine individuelle Oberflächengrafik bildet das Unternehmen und seine relevante Außenwelt ab; sie fungiert als Steuerungscockpit; alle Bezeichnungen entstammen dem Unternehmens-Wording

Arbeits- und Verfahrensanweisungen werden als elektronische Dokumente implementiert und verlinkt, sodass alle Daten schnell und mühelos gefunden werden können; Formulare werden an passender Stelle angehängt

Dokumentationsaufgaben (z.B. Lieferantenbewertung, Managementreview, Fehlermanagement, Kennzahlen und Reporting, Schulungspläne) werden direkt in das Wiki implementiert; das spart viel Papier und wertvolle Zeit

Ergebnis

Die Vernetzung aller Mitarbeiter und aktiver Wissens- und Erfahrungsaustausch schaffen neben einer sehr einfachen Dokumentenverwaltung echten Mehrwert.

Nach Einführung und Mitarbeiterschulung ergaben sich schnell immer neue Anwendungsmöglichkeiten: dass nun alle QM-Dokumente viel schneller gefunden und einfacher und simultan für alle Standorte verwaltet werden konnten, war dabei überraschender Weise der sehr erfreuliche Nebeneffekt. Der Hauptnutzen liegt in der Möglichkeit, das Unternehmen in seiner Gesamtheit abzubilden und somit als umfassendes Managementsystem zu gebrauchen. Weiterer Zusatznutzen liegt darin, dass das Wissen, die Erfahrung und das Know-How der Mitarbeiter im Wiki eine sichere und zuverlässige Heimat finden und sich auf dieser Plattform ständig weiter entwickeln können sowie die Abbildung von Managementaufgaben von der Strategie bis zur Erfolgskontrolle: so kann der Unternehmer selbst das Wiki sehr gut dazu nutzen, sein Unternehmen zu steuern. Seine Präsenz im Wiki ist wiederum ein wesentlicher Faktor für die hohe motivierende Wirkung auf die Mitarbeiter: für diese ist es ganz wichtig, zu sehen, dass Sie an etwas Wesentlichem beteiligt sind und an der Gestaltung aktiv mitwirken können, anstatt davon nur betroffen zu sein.