Dokumente und Dokumentenlenkung

Was wird denn da gelenkt?

Tagtäglich geht jeder von uns mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente um, aber was sind Dokumente eigentlich und was wird daran gelenkt? Dokumente sind beliebige „Einheiten“, die man sehen, lesen, hören, speichern oder versenden kann, mit zwei typischen Eigenschaften:

Dokumente enthalten beliebig dargestellte Informationen, also z.B. handgeschriebene, getippte, gezeichnete Informationen

Diese Informationen befinden sich auf einem Trägermedium: bei Printmedien können das z.B. Zeitungen, Broschüren oder Bücher sein, bei Speichermedien z.B. Festplatten, CDs, DVDs. Auch Filmrollen, Tonbänder oder die in Stein gemeißelten 10 Gebote sind Informationen auf einem Trägermedium.

In Unternehmen fallen täglich massenweise Informationen an, die schnell und zuverlässig verarbeitet werden müssen. Dabei werden zahllose Dokumente erstellt, geprüft, verändert, verteilt, abgelegt oder vernichtet. Gut, wenn es da Spielregeln gibt – ähnlich wie im Straßenverkehr, wo jeder sein Fahrzeug sicher lenken können muss. Die Spielregeln für Dokumentenlenkung umfassen deshalb alle Tätigkeiten bei der Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung, erneuten Freigabe sowie die Einziehung veralteter Dokumente.

Für den Unternehmensalltag ist es sinnvoll, generell für alle selbst erstellten Dokumente Regeln festzulegen

damit alle Dokumente ein einheitliches Gesicht haben, das der Corporate Identity des Unternehmens entspricht und „wie aus einem Guss“ aussehen, egal welche Person sie erstellt hat

jedes Dokument einheitlich die wichtigsten organisatorischen Informationen enthält zu Speichername, Ersteller, Erstell- bzw. Druckdatum, Seitennummerierung u.ä.

Hier helfen Standardvorlagen, in denen Design und Informationen hinterlegt sind und von allen Mitarbeitern nur mit Inhalt gefüllt werden müssen. Für alle Qualitätsmanagement (QM)-Dokumente gibt es jedoch grundlegende Anforderungen an die Dokumentenlenkung, in Form von Regeln, wie mit diesen Dokumenten umgegangen werden muss und welche Informationen darauf enthalten sein müssen. Das bedeutet, dass alle Anweisungen, Formblätter, Checklisten usw. nach einheitlichen und verbindlichen Regeln in einem festgelegten Verfahren gelenkt werden müssen.

Wie sehen die einzelnen Forderungen zur Dokumentenlenkung aus?

Anweisungen und sonstige QM-Dokumente sind Vorgaben für standardisierte Verfahren, die eine gleichbleibende Qualität sichern sollen, egal wer die Arbeit wann ausführt – aber: die Vorgaben müssen richtig sein! Für diese Dokumente gilt deshalb:

Sie sollten von mindestens einer zweiten fach- und sachkundigen Person geprüft werden: ist das Beschriebene richtig, vollständig, angemessen und verständlich? Je komplexer der beschriebene Sachverhalt ist, umso mehr profitiert der Inhalt von der Fachexpertise mehrerer Personen.

Nach Prüfung und Korrektur muss das Dokument offiziell mit Datum und Unterschrift von einer Person freigegeben werden, die dazu die nötige Fachkompetenz und Entscheidungsbefugnis hat. Diese Person sollte nicht diejenige sein, die für die sachliche und fachliche Prüfung zeichnet. Nach der offiziellen Freigabe müssen sich alle betroffenen Mitarbeiter an das beschriebene Verfahren halten.

Verfahren und Prozessabläufe ändern und verbessern sich ständig oder neue Vorgaben müssen berücksichtigt werden. Deshalb müssen auch die dazugehörigen Dokumente regelmäßig geprüft werden, ob sie noch aktuell sind. Müssen die Dokumente aktualisiert werden, benötigen sie wieder eine erneute Prüfung vor der Freigabe.

Alle QM-Dokumente erhalten eine Versionsnummer, die bei jeder inhaltlichen Änderung fortgeführt wird, damit jederzeit festgestellt werden kann, wann und wie nach welcher Regelung gearbeitet wurde. Ersetzte Original-Dokumente sollten deshalb auch nicht vernichtet, sondern archiviert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Damit niemand nach Vorgabedokumenten arbeitet, die noch nicht freigegeben sind, erhalten Entwürfe den Vermerk „Entwurf“.

Veraltete Dokumente dürfen nicht (mehr) benutzt werden: stempeln oder beschriften Sie diese vor der Archivierung und ziehen Sie die Dokumente ein, damit sie auch von anderen Personen nicht aus Versehen benutzt werden.

Werden Dokumente überarbeitet und erneut freigegeben, müssen die Mitarbeiter auch erfahren, dass nun andere Verfahren gelten; deshalb muss das Dokument dort verfügbar sein, wo es gebraucht wird. Mitarbeiterschulungen sollten rechtzeitig eingeplant werden.

Manche Dokumente werden an die Wand gepinnt (wie z.B. die Hausordnung) oder sehr intensiv benutzt; alle Dokumente sollten immer gut lesbar bleiben und rechtzeitig ausgetauscht werden.

Tipp Lenkungszeile

Fügen Sie auch auf alle anderen Dokumente wie Briefe, Angebote, Rechnungen eine sog. „Lenkungszeile“ als Fußzeile ein, die den Dokumentennamen enthält sowie eine Seitennummerierung „Seite x von y“ und andere, für Sie wichtige Informationen, z.B.:

Erstell- und/oder Druckdatum

Mitarbeiter-Kürzel

Versionsnummer

Für den Dokumentennamen benutzen Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm die Feldfunktion „FileName“. Der Dateiname wird dann bei jedem Ausdruck automatisch aktualisiert, auch wenn man die Datei umbenennt. Der große Vorteil dabei ist, dass das Dokument über die Suchfunktion des Computers jederzeit leicht wieder zu finden ist, egal in welchem Ordner es sich versteckt.