QM, Wiki und Wissensmanagement
Qualitätsmanagement stößt an seine Grenzen, wenn es um Transparenz und Flexibilität im Umgang mit dem Unternehmens-Wissen geht – ein Wiki zeigt neue Wege.
Problem
Die Ressourcen Wissen und Informationen sind für Unternehmen entscheidende Erfolgsfaktoren. Ein großer Teil davon befindet sich jedoch in den Köpfen der Mitarbeiter. Wie kann dieses im Unternehmen vorhandene personengebundene Wissen genutzt werden?
Wissen und Informationen sind schwer greifbar, da sie in allen Aggregatzuständen vorzukommen scheinen:
„festes“ formal beschreibbares (explizites) Wissen, z.B. über Arbeitsabläufe
„flüssiges“ Wissen der praktischen Erfahrungen und des Erfahrungsaustauschs
„gasförmiges“ personengebundenes Wissen, aufgrund von Erfahrungen, Einsichten und Intuitionen (implizites Wissen)
„Festes“ Wissen kann z.B. in Arbeits- und Verfahrensanweisungen festgeschrieben und damit Inhalt der verfügbaren QM-Dokumentation werden. Während dieses Wissen häufig „erstarrt“, neigt „flüssiges“ und „gasförmiges“ Wissen eher zur Verflüchtigung. Es geht unwiederbringlich verloren, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Das kann für Unternehmen ein existenzbedrohender Verlust sein. Gleichzeitig sind Unternehmen darauf angewiesen, dass ein schneller, flexibler und transparenter Wissens- und Informationsaustausch stattfinden kann. Durch ein geeignetes Wissensmanagement erhalten Unternehmen die Möglichkeit, zu erfahren, welches Wissen und welche Chancen ihnen potenziell zur Verfügung stehen würden und wie sie es für sich nutzbar machen können. Mitarbeiter erhalten dadurch die Möglichkeit, als Wissensgeber oder Themenexperte im Unternehmen sichtbar zu werden, was eine stark motivierende Wirkung entfalten kann.
Zunächst ist wichtig, festzustellen
Wer weiß was?
Welches Wissen ist für das Unternehmen relevantes Wissen?
Wie soll mit diesem Wissen umgegangen werden?
Wie kann es verfügbar und nutzbar gemacht werden, um ein Unternehmen erfolgreicher zu führen und Mitarbeiter und Unternehmer bei der täglichen Arbeit zu unterstützen?
Ein Unternehmens-Wiki fördert den freien Informations- und Wissensaustausch unter den Mitarbeitern. In einem Wissensmanagement-Kreislauf kann relevantes Wissen identifiziert, weiterentwickelt, verteilt, genutzt und bewahrt werden.
Ein Wiki ist ein Hypertext-System, in dem Inhalte, Seiten und Informationen verlinkt werden können; es ist deshalb ein sehr gutes Instrument, Mitarbeiter in einem Unternehmen miteinander zu vernetzen, um gemeinsam an Inhalten zu arbeiten oder auf Informationen zuzugreifen.
Lösung
In einem Unternehmens-Wiki können ganz hervorragend alle notwendigen Unternehmens-Strukturen mit ihrer Innen- und Außenwelt übersichtlich abgebildet und damit sehr anschaulich und nachvollziehbar dargestellt werden. Die Strukturierung ähnelt dabei einem Schrankbau: die Innenwelt eines Wikis gleicht einem leeren Schrank, in das nun individuell Schubladen und Fächer eingepasst und mit Inhalt gefüllt werden; dort haben sämtliche Informationen und alles Wissen Platz, das das Unternehmen braucht. Die Außenwelt ist das Zimmer, in dem der Schrank aufgestellt wird. Auch hier bildet das übrige „Mobiliar“ die notwendige Struktur, um sich sofort zurecht zu finden.
Alle Bausteine des Wissensmanagement-Kreislaufs finden im „Wiki-Schrank“ ihren Platz:
Mitarbeiter können ihr Wissen hinterlegen, im Wiki darüber diskutieren und ihre Erfahrungen miteinander teilen
weiterer Wissensbedarf kann im Wiki einfach kommuniziert werden
durch den offenen Austausch kann sich Wissen ständig weiterentwickeln
da die Mitarbeiter im Wiki-Netzwerk miteinander verbunden sind, können Wissen und Informationen optimal verteilt und genutzt werden
das Wissen wird sicher bewahrt: Versionsdokumentation, Änderungshistorien und mögliche Rechtezuweisungen schützen vor Wissensverlust
Erfolg
Wird das verfügbare und neu erworbene Wissen konsequent im Wiki hinterlegt, kann es für die ständige Verbesserung des QM-Systems genutzt werden und parallel dazu auch für sehr flexible und unreglementierte Innovationsprozesse. Damit kann für das Unternehmen echter Mehrwert generiert werden, weil Wissen und Informationen nicht mehr verloren gehen, sehr einfach, ständig und unbürokratisch erweitert werden können und Mitarbeitern und Unternehmer sofort zur Verfügung stehen.
Ein Wiki schafft die idealen Voraussetzungen, um kooperative Kommunikation in Unternehmen zu unterstützen, ist aber auf Eigenverantwortung und produktive Teamarbeit ausgerichtet. Der letztendliche Erfolg hängt deshalb unmittelbar davon ab, ob es gelingt, ein Umfeld zu schaffen, in dem Wissen gedeihen kann und Mitarbeiter bereit sind, ihr Wissen zu teilen. Dies erfordert eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur. Verstehen sich Unternehmer und Team als Interessengemeinschaft auf dem Weg zu einem gemeinsamen Ziel, können die kostbaren Ressourcen Wissen und Informationen mit einem Wiki optimal für den Erfolgskurs genutzt werden.